Todo fim de mês tem o mesmo gargalo no DP: fechar o ponto. O espelho é o documento que transforma um monte de batidas em jornada apurada — é o que a folha usa e o que o funcionário assina. Fechar com erro vira retrabalho, pagamento errado e risco na fiscalização. Este guia é o checklist, na ordem certa, pra fechar o espelho sem sobressalto.
Todo fim de mês tem o mesmo gargalo no departamento pessoal: fechar o ponto. O espelho de ponto é o documento que transforma centenas de batidas soltas em jornada apurada — os totais trabalhados, as horas extras, o adicional noturno, as faltas e o banco de horas. É o que alimenta a folha e o que o funcionário assina. Quando fecha com erro, o preço vem em três frentes: retrabalho, pagamento errado e risco na fiscalização.
A boa notícia é que fechar o espelho sem erro é método, não sorte. Existe uma ordem certa de conferência em que cada passo elimina uma classe de problema antes do próximo. Este guia é exatamente esse checklist.
O que significa "fechar o espelho"
Fechar o espelho é processar as marcações do período e tratar todas as exceções — pendências, marcações incompletas, faltas, ocorrências e banco de horas — até chegar a um total que bate: coerente, explicável e pronto pra folha e pra assinatura.
Na prática, o espelho é o cruzamento legível de duas camadas: a marcação bruta (o AFD, como saiu do relógio — ver layout do AFD) e a jornada apurada (o AEJ — ver o guia do AEJ). Se o espelho fecha certo, esses dois batem entre si.
O checklist de fechamento (na ordem certa)
A ordem importa: cada passo depende do anterior. Pular etapa é a forma mais rápida de reabrir o fechamento no dia seguinte.
Passo 1 — Feche o período e garanta que tudo subiu
Defina a data inicial e final do fechamento e confirme que todas as batidas do período já chegaram dos relógios (REPs físicos e REP-P de app/web). Processar antes de a última coleta subir gera "faltas fantasma" que somem depois — e obrigam a refazer tudo.
Passo 2 — Cace as marcações ímpares
Um dia com número ímpar de batidas quase sempre significa uma entrada sem saída (ou o contrário). É a causa nº 1 de total errado. Antes de qualquer cálculo, liste os dias com marcação incompleta e resolva um a um.
Passo 3 — Resolva as pendências
Marcações que ficaram pendentes de autorização (batidas fora do horário previsto, coletadas offline, em duplicidade) precisam de decisão: autorizar ou desconsiderar — sempre com motivo. Nenhuma pendência pode sobrar quando o mês fechar.
Passo 4 — Lance as ausências e ocorrências
Toda ausência precisa estar lançada como ocorrência, definindo se abona ou não: faltas, atestados, férias, licenças, folgas. Uma falta que deveria ser abono e ficou como injustificada desconta o dia e derruba o DSR — ver atestados e faltas justificadas.
Passo 5 — Concilie o banco de horas
Confira os créditos e débitos do período, os lançamentos manuais e a validade dos saldos. Banco de horas não conciliado é a inconsistência que só aparece meses depois, quando o saldo já virou bola de neve — entenda a mecânica em como funciona o banco de horas.
Passo 6 — Confira os totais
Com as exceções tratadas, revise os totais: horas trabalhadas, extras por faixa (50%, 100%), adicional noturno, DSR e faltas. Compare com o esperado da escala. Número fora da curva quase sempre denuncia um passo anterior mal fechado.
| Sintoma no espelho | Causa provável | Onde olhar |
|---|---|---|
| Total de horas menor que o esperado | Marcação ímpar (falta uma batida) | Dias com número ímpar de marcações |
| Falta em dia que foi trabalhado | Ausência sem ocorrência ou batida que não subiu | Marcações do dia + ocorrências |
| Hora extra inflada | Intervalo não registrado ou batida duplicada | Pares de entrada/saída do dia |
| DSR descontado sem motivo | Falta injustificada que deveria ser abono | Ocorrências da semana |
| Saldo de banco de horas estranho | Lançamento manual não conciliado ou validade vencida | Extrato do banco de horas |
Passo 7 — Exporte e colha a assinatura
Com o total batendo, gere o espelho pra o funcionário conferir e assinar, e guarde os arquivos da Portaria 671 (AFD e AEJ) pro período de fiscalização. Espelho assinado é a prova de que a jornada foi apurada, apresentada e aceita.
Os erros que mais aparecem no fechamento
- Processar antes de todas as batidas subirem dos relógios.
- Ignorar marcações ímpares e deixar o cálculo "resolver sozinho".
- Deixar pendências de autorização pra "depois" — e esquecer.
- Ausência sem ocorrência lançada (vira falta indevida).
- Banco de horas não conciliado no período.
- Editar ou excluir marcação sem motivo registrado.
Conclusão
Fechar o espelho é um ritual, e ritual se faz com checklist, não com heroísmo de última hora. Feche o período com tudo coletado, trate as exceções na ordem, concilie o banco de horas e só então confie nos totais. Com método — e um sistema que sinaliza o que precisa de olho — o fechamento vira rotina previsível, e a folha recebe uma jornada em que dá pra confiar.
